Har du tappat kontrollen över dina utkast till inlägg?

Om du har ett komplicerat arbetsflöde i flera steg för din blogg eller om du har flera författare, är det inte tillräckligt att spara alla dina inlägg som utkast tills de publiceras.

I verkligheten går utkast till inlägg igenom många faser innan de publiceras, bland annat:

• Forskning
• Skriva
• Redigering av
• Formatering av
• Förbättring med multimedia

Om du vill hålla dig organiserad och effektivisera ditt arbetsflöde, särskilt om du arbetar med ett team, är det bra om du kan ändra varje inläggs status beroende på var i processen det befinner sig. Det kan du göra med anpassade inläggsstatusar.

I det här inlägget går vi igenom hur du kan skapa egna anpassade inläggsstatusar med ett särskilt plugin.

Varför skapa anpassade inläggsstatusar?

Standardstatusen för inlägg i WordPress inkluderar:

• Utkast : Ofullständiga inlägg kan ses av alla med rätt användarnivå.
• Planerad : Planerade inlägg som ska publiceras vid ett senare tillfälle.
• I väntan på : Väntar på godkännande från en annan användare (redaktör eller högre) för att publicera.
• Publicerad : Live-inlägg på din blogg som alla kan se.
• Privat : Inlägg som endast kan ses av WordPress-användare på administratörsnivå.
• Skräp : Radade inlägg ligger i papperskorgen (du kan tömma papperskorgen för att radera dem permanent).
• Automatisk utkast : Revideringar som WordPress sparar automatiskt när du redigerar.

När du skapar ett inlägg kan du bara göra det till utkast, väntande, planerat eller inlägg.

För många bloggare räcker dessa statusar, men om du har ett mer specifikt eller komplicerat arbetsflöde för din blogg kan du behöva anpassa dessa statusar.

Genom att skapa anpassade statusar kan du lättare hålla koll på hur det går för varje blogginlägg och vad som behöver göras innan det är klart att publiceras. Istället för att ha anteckningar och att-göra-listor utspridda i din e-post och andra program kan du se statusen för din blogg med en blick direkt från WordPress instrumentpanel.

Du kanske till exempel vill lägga till anpassade statusar för:

• Pitch : Idéer till inlägg som du fått av en författare och som behöver godkännas eller redigeras innan inlägget skrivs.
• Behöver arbete : Inlägg som skickas tillbaka till skribenten för att införliva begärda redigeringar.
• Väntan på bilder : Inlägg som är färdiga att skrivas, men som behöver bilder som skapas eller läggs till.
• Väntar på redigering : Inlägg som behöver granskas av en redaktör innan de publiceras

Lägg till anpassad inläggsstatus med PublishPress-pluginet

PublishPress planerare är ett kostnadsfritt plugin som fungerar både som en redaktionell kalender och ett sätt att lägga till anpassade statusar till dina utkast till inlägg.

Den har många funktioner som hjälper dig att organisera din bloggs arbetsflöde, vilket jag kommer att gå in mer i detalj på senare. Men i korthet kan du använda den för att:

• Organisera och planera datum för publicering av innehåll
• Tilldela meddelanden till ditt team
• Skapa en standardchecklista för varje inlägg
• ha redaktionella kommentarer till inlägg
• Visa och få en organiserad översikt över ditt innehåll
• Skapa och tilldela ytterligare användarroller

Och du kan självklart ställa in och tilldela dina egna anpassade inläggsstatusar, inklusive färg för varje status.

För att ställa in dina anpassade statusar för inlägg installerar du insticksprogrammet som vanligt och går till det nya menyalternativet PublishPress> Settings> Statuses. Här kan du skapa dina egna anpassade statusar.

Anpassade statusar kan användas för inlägg, sidor och andra anpassade inläggstyper.

Om du vill skapa en status kan du först ge den ett namn. Lägg sedan till en beskrivning för att skapa ett sammanhang. Om du vill vara mer organiserad kan du välja en egen färg och ikon. Klicka sedan på Lägg till ny status .

Förutom anpassade inläggsstatusar kan du i PublishPress inkludera en metadatatyp som hjälper dig att hålla reda på viktiga krav för ditt innehåll.

Standardtyperna för metadata är:

• Första utkast Datum: Ett fält som visar när det första utkastet ska vara färdigt.
• Uppdrag: Ett fält för att lagra en kort förklaring av ämnet.
• Behöver foto: En kryssruta för att klargöra om ett foto krävs.
• Antal ord: Ett sifferfält för att visa kravet på inläggslängd

Om du vill lägga till metadatatyper för vissa inläggs- och sidtyper väljer du fliken Alternativ och klickar på de önskade kryssrutorna.

Att lägga till en ny metadatatyp är en liknande process som för anpassade statusar. Under fliken Lägg till ny anger du ett namn för metadatatetikettfältet. Välj sedan en URL-vänlig version av namnet.

Ange en tydlig beskrivning för att kommunicera med ditt team om vad det här fältet är till för. Välj sedan metadatatyp från en rullgardinslista. Du kan välja mellan:

• Kryssrutan
• Datum
• Plats
• Antal
• Stycke
• Text
• Användare

Slutligen väljer du om du vill att metadataetiketterna ska vara synliga i andra vyer än i redigeringsverktyget för inlägg. Klicka sedan på Lägg till en ny metadataterm .

Ytterligare funktioner i PublishPress

Som jag nämnde tidigare har PublishPress betydligt fler funktioner än att bara lägga till anpassade statusar i WordPress.

PublishPress redaktionella kalender

Den mest kraftfulla är den redaktionella kalendern, som gör att du enkelt kan se när ditt innehåll planeras och publiceras.

Standardinställningarna ger en översikt över det innehåll som är planerat för de kommande sex veckorna. Den här vyn kan filtreras efter status, kategori, tagg, användare, typ och tidsram. Och om innehållet ännu inte har publicerats kan du dra och släppa det till ett nytt publiceringsdatum i kalendern.

Om du vill skapa nytt innehåll direkt från kalendern klickar du på ett datum och följande popup-fönster visas.

Klicka på Redigera tar dig till WordPress-redigeraren där du kan göra ytterligare redaktionella och stilmässiga ändringar.

Meddelanden om innehåll

Med innehållsmeddelanden i PublishPress kan du och ditt team hålla er uppdaterade om ändringar i ert innehåll. Meddelanden kan styras av:

• När de skickas
• Vem tar emot dem
• De uppgifter som de innehåller

Flera meddelanden kan köras samtidigt, och de kan även skickas via e-post och Slack.

Som standard finns det två meddelanden som redan är konfigurerade när du installerar PublishPress.

Du kan enkelt lägga till många fler meddelanden beroende på ditt teams behov och arbetsflöde. Klicka på Lägg till ny för att börja. Följande skärm visas.

Det finns fyra alternativ för att anpassa dina meddelanden:

• När ska du anmäla
• För vilket innehåll
• Vem ska anmäla sig?
• Vad ska man säga?

Klicka på Publicera när du har valt dina alternativ och din anmälan kommer att skapas.

Redaktionella kommentarer

Att ge återkoppling till dina skribenter är en viktig del av varje innehållsflöde. PublishPress underlättar detta med funktionen Editorial Comments. Med denna funktion kan redaktörer och skribenter ha en privat konversation om arbetet.

För att lägga till en kommentar, gå till den önskade artikeln och bläddra ner till redigeringsrutan.

Här ser du en knapp som heter "Add an Editorial Comment" (Lägg till en kommentar). Klicka på denna knapp för att visa följande kommentarsfält.

När du har skrivit färdigt dina kommentarer klickar du på Lägg till en kommentar .

Författare kan enkelt svara på din kommentar genom att klicka på länken Svara i din kommentar. Svaren visas i en inbäddad stil som i WordPress standardkommentarssystem.

Premiumtillägg för PublishPress

PublishPress har ytterligare sex tillägg för att komplettera ett plugin som redan har många funktioner. De förbättrar inte bara de redan befintliga funktionerna utan lägger också till ytterligare funktioner för att förbättra ditt arbetsflöde.

Premium-tillägg inkluderar:

• Checklista för innehåll: Gör det möjligt för grupper att definiera uppgifter som måste slutföras innan innehållet publiceras. Detta är en utmärkt funktion för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
• Stöd för Slack: Ger meddelanden om kommentarer och statusändringar direkt i Slack, vilket är oerhört viktigt för team som arbetar på distans.
• Tillstånd: Du kan styra vilka användare som kan utföra vissa uppgifter, t.ex. publicera innehåll. På så sätt undviker du att innehåll publiceras oavsiktligt.
• Stöd för flera författare: Du kan välja flera författare för ett enda inlägg, vilket är bra för team som samarbetar.
• Checklista för WooCommerce: Definiera uppgifter som måste utföras innan produkterna publiceras, vilket underlättar kvalitetskontrollen.
• Påminnelser: Skicka meddelanden automatiskt före och efter att innehåll publicerats. Dessa är mycket användbara för att se till att ditt team håller sina deadlines.

Prissättning av PublishPress Pro

Priset för proversionen av PublishPress börjar på 75 dollar per år för en webbplats.

Slutsats

WordPress har bra statusar för inlägg som är tillräckliga för de flesta användare, men de mest organiserade bloggarna behöver mer flexibilitet för att vara så effektiva som möjligt. Om du behöver anpassade statusar för inlägg kan du ta en titt på PublishPress.

Den kostnadsfria versionen som finns tillgänglig i WordPress.org-arkivet har en rad solida funktioner som gör det enkelt att skapa anpassade inläggsstatusar. Med egen färgkodning och metadatatyper för statusar bör varje status vara lätt att förstå för ditt team.

Den förbättrade funktionaliteten med proffsfunktioner som Slack-integration och stöd för flera författare gör det möjligt att se till att din innehållshanteringsprocess fungerar som en väloljad maskin.

Relaterad läsning:

• Hur man visar flera författare (medförfattare) i WordPress